迈克尔▪多伊尔在其畅销书中称，“你所在的组织越是成功，你用于开会的时间就越多。”我们的研究发现企业成功的时候会议多，遇到危机的时候会议会更多。不止中高层一回到公司就容易被抓去开会，同时，中高层回到公司也喜欢找下属开会。

因此，当笔者与地产行业人士谈起开会时，上至总裁，下至普通员工，都怨声载道。究其原因在于公司“长征会”、“突击会”、“夜总会”等现象司空见惯。不仅对推动工作毫无用处，而且浪费参会人员宝贵的时间以及本可以解决问题的机会成本（如2015年去库存是头等大事，如何决策不力，错失良机，则等于自杀）。

图1 会议的成本和回报

会议的质量和效率决定了公司各个层面的方向，也体现了公司的效率。要让会议更好地推动工作，必须要效率和质量两条腿一起走。为此，地产运营圈专门如何提高会议效率和质量进行了专题讨论。来看看各位运营总们对大家都深恶痛绝的“开会”是怎么说的吧。

 

一、7个节点确保会议效率

 

面对快速变化的市场形势，占据大量时间资源的会议必须要有质量。经过讨论，大家认为控制好7个关键点可以实现这个目标。

（1）会前有效沟通。如果是各部门开会，为了防止会议变成讨论会，造成会议节奏失控，同时也应该尽力避免由于仓促决策而造成问题解决不彻底的情况发生，会议组织者应充分与与会相关部门进行沟通，以增加会议决策效能。通常情况下，应由发起部门作为沟通的主责单位，运营部门监控。如果面对的是同一部门的参会者，也因提前沟通。公司邮件等其他方式都是沟通的方式，但有一点需要注意的是，没有明确回应的沟通都是无效沟通。

（2）充分准备资料。会前资料的准备工作很重要，事先将核心事项进行梳理，能够让参会人员最快速的了解问题的原由，为了保证决策的质量，最好在会前进行线下沟通，将执行成果预审，审核主责应确定为成果编制部门分管领导和下游需求部门。

为了提升资料尊卑、阅读、批阅的整体效率，同时使资料所有人、关联人更加聚焦标准模板里的内容本身，针对不同会议的上会资料应该确立标准化的模板。

（3）提前准备设备。会议硬件设施的准备与调试，组织部门负主要责任，避免大家在规定时间汇聚到了办公室，但设备却还没有准备和调试好。

（4）坚守讨论主题。开会时，往往因为一个人的一个玩笑、幽默、或者聚焦细节而导致讨论的话题分散，变成聚焦细节或者根本与会议无关的讨论。参会单位或个人应严格围绕会议主题进行讨论，避免跑题，会议主持人对此负主要责任。

（5）限定发言时间。一个人浪费10分钟只是10分钟，但是如果20个人开会，浪费十分钟，加起来就是200分钟，而这些时间原本可以用来做些更有意义的事情。日常会议时间控制要和该时刻的任务量有关系，因此必须要严格控制参会个人或部门的发言时间。如在规定会议时间内无法结束的，应明确达成决策的时间及责任人。

华南某标杆Y企就针对会议的议程主题和对应时间做了标准化的规范，在具体议程上，Y企业对各里程碑会议作出标准化的规定（如表1）。

表1  Y企对各里程碑会议的标准化规定

（6）选好会议主持。主持人是会议的灵魂，会议是否有效决定于主持人的把控能力。作为主持人要明确一点，会议必须要有结果，未必是决议，但至少形成方向，以便工作的后续安排。

（7）争取资源支持。当前，金字塔式的管理机制已经跟不上企业要快速应变的需要，扁平化管理更有利有企业的高效运行，因此组织层面能够变革是最好不过的。此外，会议管理需要解决三个方面的问题：人的主观意识问题、规范和标准是否合理、跟踪和评价体系是否及时到位。最后，除了管理上应该注意的一些问题，还可以借助计划系统，将阶段成果作为会议入口，用会议来支撑成果，成果匹配计划，进行统筹管理和安排，以解决会议的时效性。

 

二、8个要点保证会议质量

 

这是一个追求极致的时代，速度够快，而且质量要够好，才能够全面领先竞争对手。保证会议质量主要要重视8个要点。

（1）明确参会目的。参会人员要知悉会议目的，需要知道待解决问题。这一点如果在会前进行了有效的沟通，就不会有问题。

（2）会前认真温习。为保证会议质量，与会人员必须提前浏览资料，形成观点。关于如何准备资料，在前面提到过使用会议卡片，使得上会资料的模板标准化。为了保证制度的切实运行，应当由针对此的规则。会议组织方对此进行监管。

（3）确定参会职责。对于房企来说，一项工作往往需要多个部门配合协调展开，多部门联合召开会议是很常见的事。这时，明确各参会单位的参会职责就显得十分重要。通常按会议阶段可以大致分工如下：会前工作由组织部门负责落实，会中由主持人和决策人落实，会后有运营进行考核组织部门进行督导落实。

（4）会中充分沟通。由多个部门参会时，会中沟通和讨论一定要充分。为此，讨论的议题应由重要到不重要，以免延误时影响到后面重要议题。为使气氛不尴尬，会议的议题可尽量由不尖锐到尖锐，由容易到困难。当然，如果重要的话题刚好负责而且尖锐，那以重要程度进行排序。

（5）形成决策成果。会议一定要有决策人与决策性结论，哪怕是过程层级的决策，与之相辅的会议成果考核时间及考核责任人也需要同时确定。如果确定决策成果，主持人要及时制止，会后小范围决策，并在会上明确出成果的时间。

（6）落实工作安排。决议形成后，如果没有落到实处，还是一纸空文，因此会议要形成明确的工作安排，安排要做到“五定”：定人、定事、定时、定查、定责。

（7）形成书面结论。在会议的过程中，所有的观点和建议务必要如实，完整地记录在案。会议结束前10分钟，记录者可以将初步记录大纲让所有与会者过目，并在会议一结束后同步发给与会者。这样，能够保证与会者都能够清晰地接收到此次会议的决议和执行方案，避免在后续执行的过程中，因各人理解有偏差而使得协调出现问题。

（8）会后任务督导。如果没有最终形成效果的会议都是耍流氓，耍完拍拍屁股就走人。因此，会后一定要有严格地督导会议决策的执行，对于有计划系统的公司，可以借助平台进行会后落实事项实时跟踪，确保决议落地生效。

 

三、实操过程应该注意的点

 

前面提到的都是会议中应该重点控制的重要点。现实中，各公司关于会议管理基本都有一套或规范程度不同的制度流程，对提升会议效率有一定的促进作用。但是，运营总们认为管理的关键在于要勇于不断去改善。根据讨论，除了前面提到的各个点之外，实践中大家经常遇到的一些问题主要有以下4点：

1.在会议中真正的暴露问题

明确会议主题，开会要解决什么问题，控制好时间，并给出解决方案的整个流程执行起来还不是太难的事情。然而，会议中经常出现一团和气的景象，导致问题不能充分暴露，最终给出的解决方案自然也不能真正解决问题。为此，工作任务的分解要尽可能细化，因为在不断分解的过程中更容易暴露问题。

2.开会要开好，功夫在会外

要提高会议的效率和质量，除了会前、会中、会后全过程管理外，还需要提高会议的计划性并推行会议效果和质量评价体系。此外，会议管理还要做好统一价值观的准备，公司最好组织经常参会人员进行如何开好会的培训，同时最好争取到企业高层对提高开会效率和质量的支持，在培训过程中要着重表达主持人的权威，并得到企业高层的认可。

3.关键决策会议可以特殊化

关键决策一般产生于类似于决策专委会的形式，对此可以制定决策上会资料专有模板，会前通过流程经专业部门审核后提交高层，会议由主要负责部门或个人主讲，并回答专委会质询，但不就事项进行讨论。会议采用投票形式，针对会议决策事项确定是否通过。

4.任何会议一定要有决策人

会议决策人可分为两种，一种为公司授权的决策人，另一种是过程阶段成果决策人。不管是哪种，是会议召开过程中的另一关键性人物。但会议一定要有决策人，否则很容易造成议而不决的局面。

 

四、小结

 

企业会议只是一种沟通方式，管理的本质是协调和纠偏。会议召开的效率和质量体现了企业的竞争力，要想提高会议召开的效率与质量，一定要做到准备充分、明确目标、过程控制、持续改进、螺旋提升。

微信群讨论其实也是一个会议。笔者在主持这个话题讨论的过程中有一个特别强烈的感受就是大家的讨论十分热烈，而且每当讨论的主题偏离主题时，都会有人站出来就行纠偏，而在公司召开会议时，由于有上下级之分，一团和气、领导侃大山，其他人默不作声或者随声附和的现象屡见不鲜，以至于即便简单的问题也会一直悬而不决，决定了也不能很好地执行。如果企业内部的会议也能够做到像外部一样热烈、严谨和有序，那么这个企业一定是一个十分高效的企业。